Gentile Cliente,
riepiloghiamo di seguito le scadenze entro le quali occorre procedere alla stampa definitiva dei libri contabili obbligatori per le operazioni relative all’esercizio 2020 (per i soggetti il cui esercizio fiscale coincide con l’anno solare).
I libri contabili tenuti con sistemi meccanografici ovvero il libro giornale, i registri iva e il libro inventari devono essere stampati entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. Tale termine, per i soggetti aventi esercizio corrispondente all’anno solare, è spirato il 30 novembre 2021. Occorre pertanto provvedere alla stampa dei libri contabili entro la data del 28 febbraio 2022.
Il registro dei beni ammortizzabili è sottoposto ad una differente scadenza, identificata con il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Termine di stampa dei libri contabili – obbligo di numerazione e bollatura
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Adempimento |
Scadenza |
Numer. |
Bollo |
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Libro Giornale |
28 febbraio 2022 |
SI |
SI |
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Libro inventari |
28 febbraio 2022 |
SI |
SI |
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Registri IVA |
28 febbraio 2022 |
SI |
NO |
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Registro Beni ammort. |
30 novembre 2021 |
SI |
NO |
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Mastrini contabili |
28 febbraio 2022 |
NO |
NO |
Numerazione
I registri sopra indicati devono esclusivamente essere numerati progressivamente in ogni pagina con indicazione dell’anno di riferimento (es. 1/2020, 2/2020, …). Nell’ipotesi di società con esercizio non coincidente con l’anno solare si deve indicare il primo dei due anni di contabilità: ad esempio, in caso di esercizio dal 1/11/2019 al 31/10/2020, andranno numerate con indicazione dell’anno 2019 anche le stampe relative alle rilevazioni della frazione di anno 2020.
Bollatura
Sul libro giornale e su quello degli inventari (ad esclusione quindi degli altri libri richiesti dalla normativa fiscale) è obbligatorio apporre l’imposta di bollo ogni 100 pagine o frazione di esse con le seguenti modalità:
- Imposta di bollo pari ad euro 16,00 per le società di capitali;
- Imposta di bollo pari ad euro 32,00 per le società di persone e per le imprese individuali.
L’imposta di bollo è dovuta per ogni 100 pagine effettivamente utilizzate. Si consiglia, per semplicità e comodità, di apporre la marca da bollo sempre sulla prima pagina (oppure alle pagine 1/101/201 etc.) del libro giornale ed inventari, anche se potrebbe essere possibile apporre la marca in altre pagine qualora per la stampa dell’esercizio precedente non fossero state utilizzate tutte le 100 pagine a disposizione.
L’imposta di bollo può essere assolta anche mediante versamento con modello F24, riportando poi gli estremi della relativa ricevuta di pagamento sulla prima pagina numerata.
Indipendentemente dalla modalità adottata, è essenziale che l’imposta sia assolta prima di porre in uso il registro.
Si consiglia pertanto di acquistare una congrua scorta di marche da bollo fin dall’inizio dell’anno di reddito.
Si ricorda che la non corretta tenuta delle stampe contabili potrebbe giustificare l’adozione dell’accertamento induttivo, contro il quale diventerebbe complessa ed incerta la difesa.
Stampa dei “mastrini”
Si ricorda infine la necessità di stampare su carta anche tutti i mastrini contabili, sempre relativi all’anno 2020. Per tale tipo di adempimento non viene peraltro richiesto né la preventiva numerazione dei fogli né l’apposizione di marche da bollo.
Contabilità di magazzino
Recentemente i limiti che determinano tale obbligo sono stati oggetto di modifica. A partire dal 21 dicembre 2021 è previsto che le scritture ausiliarie di magazzino debbano essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva contemporaneamente:
Tale adempimento prevede degli obblighi di stampa più stringenti rispetto a quelli sopra evidenziati (entro la fine del mese di febbraio dell’anno successivo per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).
Conservazione e principi generali
Le stampe su carta dei libri contabili obbligatori devono essere conservate presso la sede per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, salvo situazioni e/o motivazioni specifiche che rendano opportuna la conservazione anche oltre il suddetto termine. Si consiglia in ogni caso di contattare il consulente di riferimento prima di procedere al definitivo smaltimento dei registri contabili.
I libri contabili devono essere tenuti in forma ordinata, senza lasciare spazi bianchi e senza effettuare cancellazioni (nel caso siano necessarie devono essere eseguite in modo da lasciare leggibili le parole o i numeri cancellati). Ricordiamo inoltre che il “Decreto Crescita”, già a partire dall’anno scorso, ha previsto la deroga all’obbligo di stampa per tutti i registri contabili tenuti con sistemi elettronici. In particolare il nuovo dettato normativo prevede che tutti i registri contabili tenuti con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono considerati regolarmente tenuti, anche in caso di mancata stampa nei termini di legge sopra descritti, “se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”. Nessuna variazione è stata invece prevista in merito alla conservazione dei registri contabili. In attesa di chiarimenti ufficiali o di ulteriori modifiche alla normativa, la semplice “stampa” su file pdf generati dagli applicativi gestionali dei registri contabili potrebbe non soddisfare l’obbligo di conservazione degli stessi ai fini fiscali, in quanto tale conservazione di file deve essere effettuata seguendo procedure previste dalle Linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (c.d. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA). Per tali ragioni e considerata comunque la recente introduzione di tale modalità operativa, in riferimento ai libri contabili riteniamo di sconsigliare, per lo meno per questa annualità, l’adozione di tali procedure. La novità normativa non ha previsto variazioni in merito al pagamento dell’imposta di bollo dovuta sui registri contabili, pertanto l’assolvimento dell’imposta di bollo va effettuato in un’unica soluzione mediante modello F24 ma non è stata chiarita la modalità di calcolo dell’imposta dovuta.
Conservazione sostitutiva fatture elettroniche
Con l’introduzione della fatturazione elettronica, è sorto anche l’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche (sia di vendita che di acquisto) entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Ricordiamo per completezza che il processo di conservazione è una procedura tecnica di archiviazione dei documenti elettronici, che deve rispettare precisi requisiti affinché il documento mantenga valore legale. Per tali ragioni Vi invitiamo a verificare con la Vostra casa software che tali procedure di archiviazione siano state correttamente attivate, ricordando altresì che la conservazione può essere affidata anche all’Agenzia delle Entrate tramite apposita opzione da attivare sul portale Fatture & Corrispettivi.
Lo Studio rimane a disposizione per assistere la clientela nell’espletamento degli obblighi di cui alla presente circolare.